Vedtægter

Vedtægter.

  • 1. Navn

1.1 Foreningens navn er Terra Nova.

 

  • 2. Formål

2.1 Formålet med Terra Nova er at bevare og styrke pen&paper rollespilsmiljøet i Kolding og omegn.

2.2 Foreningen skal være med til at organisere og samle dem, der ønsker at skabe og sprede §2.1.

2.3 Foreningen skal løbende afholde arrangementer, der fremmer §2.1.

 

  • 3. Hjemsted

3.1 Foreningen er geografisk placeret i Kolding.

3.2 Foreningens hovedkontor ligger hos formanden.

3.3 Foreningens mødested er på en skole i Kolding.

 

  • 4. Medlemmer

4.1 Alle over 10 år, der har foreningens vedtægter og bestyrelsens bedste til hensigt, kan optages.

4.2 For at betragtes som fuldbyrdet medlem af Terra Nova, skal kontingentet af indeværende år være betalt.

4.3 Indmeldelse i foreningen Terra Nova sker på foreningens indmeldelsesblanketter.

4.4 Der skal udvises en normal og sober opførsel under foreningens arrangementer.

4.5 Bestyrelsen har myndigheden til at afvise medlemskab, hvis der vurderes, at personen ikke overholder §4.1. Dette besluttes ved demokratisk flertal under et bestyrelsesmøde.

4.6 Bestyrelsen har myndigheden til at ekskludere et medlem fra foreningen Terra Nova, hvis personen ikke overholder §4.1 eller §4.4. Dette besluttes ved demokratisk flertal under et bestyrelsesmøde.

4.7 Bestyrelsen kan bortvise medlemmer eller uvedkommende for en tidsbegrænset periode ved hærværk, vold, eller indtagelse af euforiserende stoffer, under foreningens arrangementer.

4.8 Et medlem kan ekskluderes, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, repræsenterer foreningen negativt eller begår ulovligheder i forbindelse med foreningens virke. Eksklusionen skal vedtages af bestyrelsen med et 2/3 flertal.

4.9 Eksklusionen kan kun blive omstødt enstemmigt af bestyrelsen eller af generalforsamlingen med flertal på 2/3.

4.10 Medlemmer under 16 år har, som udgangspunkt, ikke stemmeret, jævnfør §6.13.

4.11 Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen med virkning fra udgangen af det igangværende år.

 

  • 5. Kontingent

5.1 Der opkræves et kontingent på 100 kr. om året. Meldes man ind efter 1. juli pågældende år, opkræves halvt kontingent, for resten af indeværende år.

5.2 Indbetalt kontingent tilbagebetales ikke til ekskluderede eller udmeldte medlemmer.

5.3 Et potentielt medlem kan deltage gratis i tre af foreningens frie arrangementer før et medlemskab er påkrævet for yderligere deltagelse.

5.4 Der opkræves kontingent for ét kalenderår ad gangen. Opkrævningen bliver udsendt i perioden 1. til 31. december.

5.5 Betalinger skal ske senest den 31. januar, hvis nuværende medlemmer ønsker at forny deres medlemskab af foreningen Terra Nova.

5.6 Hvis kontingentet ikke er betalt rettidigt, bliver medlemmet meldt ud af foreningen Terra Nova. Medlemmet bliver informeret skriftligt om udmeldelsen via e-mail.

 

  • 6. Generalforsamling

6.1 Generalforsamlingen er foreningen Terra Novas højeste myndighed.

6.2 Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt.

6.3 Ordinær generalforsamling afholdes ultimo marts.

6.4 Valgbar til bestyrelsen er et hvert medlem af foreningen, som er fyldt 18 år og myndig.

6.5 Bestyrelsen kan udstøde observatørstatus ved generalforsamlinger til ikke medlemmer af foreningen (fx bilagskontrollør, kommune, eksterne rådgivere o. lign.)

6.6 Formanden indkalder, med mindst 2 ugers varsel, til ordinær generalforsamling med mindst følgende dagsorden:

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Valg af to stemmetællere
  4. Godkendelse af lovlig indkaldelse
  5. Formandens beretning til godkendelse
  6. Kassererens fremlægning af foreningens økonomiske status med revisorens godkendelse.
  7. Valg af bestyrelsesmedlemmer
  8. Valg af ansvarlige jævnfør §9
  9. Behandling af indkomne forslag
  10. Behandling af vedtægtsændringsforslag
  11. Eventuelt

6.7 Indkomne forslag skal være bestyrelsen i hænde, mindst 1 uge før generalforsamlingen og forelægges skriftligt eller per mail.

6.8 Generalforsamlingen ledes af en dirigent som ikke må være medlem af bestyrelsen.

6.9 Generalforsamlingen træffer deres beslutninger med simpelt flertal (flere stemmer for end imod uanset antal blanke stemmer) og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager.

6.10 Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved sådanne personvalg anvendes reglen om simpelt flertal. (Dem med flest stemmer for sig, bliver valgt). Er der ikke flere foreslået end der er pladser i bestyrelsen, så anses de pågældende for valgt.

6.11 Er der stemmer på to eller flere personer, som står lige, foretages omvalg på disse.

6.12 Vedtægtsændringer kræver mindst 2/3 stemmeflertal af de fremmødtes stemmer.

6.13 Stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, som senest ugedagen forinden har indbetalt kontingent. Er man under 16 år, kan der kun stemmes via en værge.

6.14 Ikke-stemmeberettiget deltager på generalforsamlingen har taleret.

 

  • 7 Ekstraordinær Generalforsamling

7.1 Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes når mindst 1/3 af de myndige (18+) medlemmer fremsætter skriftlig begrundet anmodning over for bestyrelsen. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er indleveret til bestyrelsen.

7.2 Indkaldelsesfristen for en ekstra ordinær generalforsamling er to uger.

  • 8 Bestyrelsen

8.1 Bestyrelsen skal være sammensat af medlemmer af Terra Nova, som alle er over 18 år og myndige.

8.2 Bestyrelsen konstitueres af følgende:

1 Formand, der har det øverste ansvar for foreningen trivsel og kontakt til andre institutioner og foreninger.

1 Næstformand, der har ansvaret for medlemsregistret og koordinering med de udvalgte ansvarlige, jf. §9.

1 Kasserer (kræver interesse/sans for budgettering og økonomi), der er ansvarlig for foreningens regnskab.

2 øvrige bestyrelsesmedlemmer

2 Suppleanter

 

8.3 Alle valg er 2-årige og gælder hele perioden. Formanden, de 2 bestyrelsesmedlemmerne samt en suppleant vælges forskudt af kassereren, næstformanden og den anden suppleant.

8.4 En suppleant får rollen af menigt medlem til et bestyrelsesmøde, når et af de fem bestyrelsesmedlemmer ikke har mulighed for at deltage i bestyrelsen længere. Suppleanten får en tilsvarende stemme.

8.5 Såfremt en bestyrelsespost ikke er besat ved førstkommende ordinære generalforsamling, vil denne komme på valg.

8.6 Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med vedtægterne samt generalforsamlingens beslutninger.

8.7 Posten som medlem af bestyrelsen er ulønnet, dette gælder også tillidsposterne, samt medlemmer af udvalg og arbejdsgrupper.

8.8 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

8.9 Formanden – og i dennes fravær, næstformanden – indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelsen sker skriftligt, med angivelse af dagsorden, tid og sted, når formanden skønner det nødvendigt. Eller når bare ét bestyrelsesmedlem anmoder om dette, overfor formanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter anmodningen er kommet formanden til kendskab.

8.10 Et menigt bestyrelsesmedlem eller suppleant fungerer som sekretær/referent i forbindelse med et bestyrelsesmøde.

8.11 For at et bestyrelsesmøde er beslutningsdygtigt skal mindst 4 ud 5 bestyrelsesmedlemmer være tilstede.

8.12 Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

 

  • 9 Ansvarlige

9.1 Under generalforsamlingen vælges en ansvarlig for hjemmesiden, en revisor, og en ansvarlig for marketing af foreningen og dets arrangementer. Dette er en 1-årig valgperiode.

9.2 Den siddende bestyrelse godkender en gruppe af medlemmer som kan stå for gennemførelse af foreningens arrangementer.

9.3 Medlemmerne af gruppen jævnfør pkt. 9.2 skal give bestyrelsen ret til at indhente børneattest jævnfør loven om dette.

9.4 Indhentede børneattester opbevares af bestyrelsen efter gældende lovgivning.

 

  • 10 Økonomi

10.1 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

10.2 Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen, hvad angår budget samt regnskab.

10.3 Foreningens regnskab føres af kassereren.

10.4 Foreningen har indtægter i form af kontingent, tilskud  samt ved butikssalg under foreningens arrangementer.

10.5 Kassereren kan overgive dele af foreningens økonomiske ressourcer til et eller flere medlemmer midlertidigt, f.eks. i forbindelse med indkøb til arrangementer eller nye materialer.

 

  • 11 Tegningsregler og ansvar

11.1 Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst to yderligere bestyrelsesmedlemmer i foreningen. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.

11.2 Der påhviler ikke foreningens medlemmer noget personligt ansvar for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

 

  • 12 – Vedtægtsændringer

12.1 Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.

12.2 Vedtægtsændringerne træder i kraft med virkning fra afsluttet afstemning.

 

  • 13 Opløsning af foreningen

13.1 Opløsning af foreningen kræver mindst 3/4 stemmeflertal af de fremmødte.

13.2 Opløsning af foreningen kræver mindst 50% fremmødte medlemmer.

13.3 Opløsning af foreningen kræver vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf de begge kan være ekstraordinære generalforsamlinger.

13.4 Foreningens formue skal i tilfælde af vedtaget opløsning anvendes i overensstemmelse med de i §2 fastsatte formål eller andre almennyttige formål. Beslutning om den konkrete anvendelse af formue træffes af den opløsende generalforsamling (den i § 13.3 Sidst nævnte)

 

  • 14 – Datering

14.1 Vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den